W praktyce prowadzenia biura rachunkowego, bardzo często spotykamy się z sytuacją, kiedy Klienci pytają nas o to czy mogą przenieść swoją firmę do naszego biura i jak to zrobić. Dlatego postanowiliśmy napisać artykuł, w którym podzielimy się z Wami naszym doświadczeniem, aby zmienić biuro rachunkowe w dobrej atmosferze i bez zbędnego stresu.
Krok 1 – Złóż wypowiedzenie
Pierwszym krokiem, aby zmienić biuro rachunkowe jest zweryfikowanie okresu wypowiedzenia na umowie. Większość biur, praktykuje okres jednego miesiąca, ale zdarzają się też dłuższe czasy wypowiedzenia. W szczególności w przypadku biur rachunkowych działających pod franczyzą – zdarza się, że wypowiedzenie trzeba złożyć w ściśle określonym przedziale czasu, na przykład pierwszego dnia miesiąca. Dlatego tak ważne jest, aby przestudiować zapisy w umowie i uniknąć okresu przejściowego, w którym biuro z którego przenosisz obsługę – nadal nalicza opłaty za usługi.
Krok 2. Ustal miesiąc przejścia
Biuro rachunkowe możesz zmienić w dowolnym momencie w ciągu roku kalendarzowego. Jednak najlepiej jest to zrobić na początku miesiąca. Dzięki temu nowe biuro rachunkowe zyska więcej czasu na rozliczenie. Pamiętaj, że deklaracje podatkowe są składane do 20 (PIT) i 25-tego (VAT) następnego miesiąca po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy.
Przykład 1.
Firma XYZ jest czynnym podatnikiem VAT. Przenosi obsługę 09 listopada do nowego biura rachunkowego. Nowe biuro rachunkowe ma czas do 25 grudnia na obliczenie podatku VAT i złożenie JPK_V7M za listopad. Poprzednie biuro rachunkowe natomiast – wyśle do urzędu ostatnią deklarację za miesiąc październik w terminie do 25 listopada.
Uwaga
Jeśli rozliczasz VAT kwartalnie, postaraj się nie przenosić obsługi w trakcie kwartału. Unikniesz w ten sposób zdublowanych opłat za obsługę księgową.
Przykład 2.
Firma XYZ jest czynnym podatnikiem VAT. Rozlicza się kwartalnie. Przenosi obsługę 09 listopada do nowego biura rachunkowego. Nowe biuro rachunkowe ma czas do 25 grudnia na złożenie części ewidencyjnej deklaracji do Urzędu Skarbowego. Jednak aby to zrobić, musi wprowadzić do programu księgowego również wszystkie faktury za październik. Poprzednie biuro rachunkowe, aby wysłać część ewidencyjną za październik też musiało wprowadzić faktury za ten okres. W ten sposób dojdzie do wykonania tej samej pracy przez dwa biura rachunkowe, co może wiązać się z podwójnymi kosztami.
Krok 3. Skompletuj dokumenty
Poniżej znajdziesz listę dokumentów, których będzie potrzebować nowe biuro rachunkowe. Oczywiście, poprzednie biuro powinno wydać Ci wszystkie dokumenty sporządzone w trakcie obsługi wraz z całą dokumentacją którą do niego przekazałeś.
Dokumenty potrzebne do przeniesienia obsługi:
- podsumowanie KPiR (Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów) od początku roku obrachunkowego
- rejestry VAT zakupów i sprzedaży od początku roku obrachunkowego
- wszelkie ewidencje: środków trwałych, wyposażenia, przebiegu pojazdu,
- ostatnią deklarację podatkową (np. VAT-7, VAT-7K) oraz potwierdzenia ich wysłania,
- struktury JPK wraz potwierdzeniem wysyłki za ostatni zamknięty miesiąc bądź kwartał
- dokumentację związaną z kadrami i płacami,
- faktury za miesiąc, w którym rozpoczynasz współpracę
- rachunki, wyciągi bankowe, potwierdzenia zapłaty należności, umowy,
- ostatnią deklarację podatkową PIT.
Czasami, prosimy klienta także o dodatkowe dokumenty, jeśli są one potrzebne w celu prawidłowego przejęcia obsługi.
Krok 4. Pozostań w dobrej relacji
Bardzo ważne jest też to, żeby z biurem rachunkowym rozstawać się w dobrej atmosferze. Często po przejęciu firmy z innego biura rachunkowego, później osobiście się z nim kontaktujemy aby wyjaśnić niektóre sprawy księgowe. Bardzo ważne jest to, aby relacje między wami pozostały prawidłowe – umożliwi to sprawne przejęcie obsługi.